Archive
Để viết thông cáo báo chí thu hút và hiệu quả
Event Channel – Thông cáo báo chí là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông. Thông tin trong thông cáo này được trình bày theo cách cho phép các nhà báo chỉ cần đọc lướt mà vẫn nắm được thông tin quan trọng mang giá trị tin tức nhất.
Thông cáo báo chí của bạn nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Nếu như thông cáo báo chí chỉ là một bản thông báo đơn giản hay chỉ là một phần thông tin để gợi mởi ra một bài báo trong tương lai thì tốt nhất bạn nên viết theo một mẫu cơ bản gọi là hình tháp ngược. Mô hình này đơn giản có nghĩa là những thông tin quan trọng nhất và có khả năng tác động rộng rãi nhất được đặt vào phần mở đầu, và trong phần dẫn dắt câu chuyện, những thông tin ít tập trung, ít quan trọng hơn sẽ được đưa ra theo mức độ giảm dần.
Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắm được những thông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọc nếu họ muốn biết nhiều thông tin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng cho phép những người biên tập dễ dàng hơn trong việc cắt ngắn những bài quá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối của bài báo cho vừa với diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽ giúp cho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bài báo.
Thông cáo báo chí gửi đến giới truyền thông đầy đủ thông tin
trong buổi họp báo
Nguyên tắc của năm chữ “W”. Bởi vì theo phương pháp hình tháp ngược này, đoạn đầu tiên, được gọi là đoạn dẫn, là phần quan trọng nhất của bài báo. Mọi sinh viên báo chí đều được học bài vỡ lòng là đoạn mở đầu cần phải bao gồm 5 “W” (who, what, where, when và why (hoặc how). Những yếu tố thông tin cần thiết này phải được viết ở đoạn mở đầu một cách càng ngắn gọn càng tốt. Một đoạn mở đầu tốt không nên vượt quá 35 từ, ví dụ:
Công ty Xây dựng A. bắt đầu xây dựng toà nhà đa chức năng gồm khách sạn và khu văn phòng phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C. tại Hà Nội.
Với 35 từ, ví dụ trên đã chỉ ra được:
• Who: Công ty Xây dựng A.
• What: Xây dựng toà nhà đa chức năng
• Where: Tại Hà Nội
• When: bắt đầu
• Why: phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C.
Đoạn thứ hai trong thông cáo của bạn nên được trình bày kỹ lưỡng hơn, thường cung cấp thêm những thông tin như sau:
Khu nhà, sẽ được gọi là Airport Plaza, gồm 115 phòng khách sạn ở những tầng trên và 120.000 m2diện tích văn phòng và tầng hầm có diện tích gần 30.000 m2. Quá trình xây dựng đã được khởi công từ tháng Ba và sẽ kết thúc trong vòng 24 tháng, theo lời của Giám đốc điều hành Dự án, ông Richard Kline, thuộc công ty Xây dựng A.
Đoạn thứ ba nên cung cấp những thông tin ít quan trọng hơn và có thể bắt đầu trích dẫn những thông tin có thể gây được sự chú ý:
“Tỷ lệ phòng không sử dụng của sân bay A. dao động ở khoảng 4%,” ông Phyllis Brock, Giám đốc dự án, chủ xây dựng nói. “Airport Plaza sẽ cung cấp cho khách hàng khả năng cao nhất với không gian lớn nhất, cơ sở vật chất tiện lợi nhất cho khách bay,” kỹ sư thiết kế dự án cho biết.
Đoạn cuối nên cung cấp thông tin về công ty bạn và nên hâm nóng lại:
Công ty Xây dựng A., có trụ sở tại phố S., là một công ty xây dựng thương mại phục vụ chủ yếu ở khu vực miền Bắc. Được thành lập vào năm 1962, doanh số từ các dự án xây dựng hàng năm của công ty đạt hơn 150 triệu USD.
Mặc dù đã xuất hiện trong đoạn dẫn nhưng cách tốt nhất là viết lại những thông tin chính của thông cáo báo chí vào phần cuối cùng. Những thông tin tóm tắt này sẽ có thể thu hút được sự chú ý của người đọc với những thông tin quan trọng nhất. Điều này đôi khi được xem là mấu chốt. Đoạn đầu tiên nên được viết một cách cẩn thận với những thông tin tóm tắt chính (headline):
Nhu cầu bức thiết phải xây dựng khu khách sạn – văn phòng gần sân bay đã được tiến hành.
Cô đọng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề, headline chuyển tải thông tin quan trọng nhất, mà trong trường hợp này là tính bức thiết của việc xây khu văn phòng và khách sạn. Bạn có thể nhận thấy là tên của công ty nọ không xuất hiện trong phần này, bởi vì sự thực là họ đang xây một khu liên hợp nhưng điều quan trọng hơn là việc xây dựng này đáp ứng một nhu cầu bức thiết.
Khi bạn viết thông cáo báo chí, nên nhớ là các phóng viên chỉ muốn thông tin xoay quanh 5 chữ “W”. Họ nhận được hàng chục thông cáo báo chí mỗi ngày, và họ không có thời gian để đọc tất cả để tìm thông tin nổi bật nhất. Hãy giúp họ bớt vất vả hơn bằng cách trình bày thông tin đầy đủ nhất ở đoạn đầu tiên. Nếu họ cần thêm thông tin họ sẽ liên hệ với bạn.
(Theo blog Hoa Do)
Để thiết kế một Presentation mê hoặc lòng người
Event Channel – Lập kế hoạch là công việc khởi đầu của việc tổ chức sự kiện. Việc này thường được biết đến với tên gọi Proposal tức là bản đề xuất cho việc tổ chức sự kiện trong đó có mô tả ý tưởng, concept cũng như cách triển khai thực hiện sự kiện. Một proposal đủ hấp dẫn sẽ khiến cấp trên/khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của người làm, và tin tưởng và chất lượng tổ chức sự kiện của họ.
Ở những Agency lớn, việc lập proposal thường do Creative Director hay Copywriter đảm nhiệm việc suy nghĩ ý tưởng, viết câu chữ và được thể hiện trên Presentation bởi những designer chuyên nghiệp. Ở các Agency nhỏ hơn thì việc này thường do nhân viên Account kiêm nhiệm. Hôm nay Event Channel sẽ trao đổi với các bạn một số bí quyết để có được những bản Presentation đủ gây hiệu ứng “Wow!” tức là sự thán phục, ngưỡng mộ nơi người xem.
1. Đừng nhét nhiều thứ vào Presentation như Document
Presentation là tài liệu dành để thuyết trình mặt đối mặt với người nghe nên nội dung cần cô đọng, súc tích, trình bày cần thông thoáng để phục vụ cho nhu cầu lĩnh hội của người xem. Còn nếu bạn tống hết lên một bản Presentation chi chít những chữ, biểu đồ… thì sẽ không hợp lý bằng trình bày trên Words và gởi cho người cần xem qua email.
Một quy luật nên ghi nhớ là Không nên có quá 6 dòng chữ trên một slide.
Như thế này giống một tài liệu (Document) hơn là Bản thuyết trình (Presentation)
2. Hãy dẹp bỏ những Style cổ lỗ sĩ
Những template có sẵn do MS Powerpoint cung cấp, những con chữ uốn éo trong WordArt hay những hình ảnh có sẵn trong clip art không bao giờ được các chuyên gia thiết kế Powerpoint khuyên dùng vì nó là “thời trang” của thập niên 90.
Những slide như thế này là “thời trang” của thập niên 90
Những slide kiểu rập từ một khuôn với tiêu đề cùng một size và các con chữ thụt vào ngay ngắn sau bullet được coi là những thứ dễ ru ngủ người đối diện.
Hãy làm cho bản presentation của mình có phong cách riêng
Xu hướng đang thịnh hành hiện nay trong thiết kế Powerpoint là những slide có điểm khác biệt nhau với những hình ảnh nền cuốn hút, câu chữ súc tích, cực kỳ tối giản trên từng slide.
Câu chữ nên cực kỳ súc tích
3. Hãy để con số lên tiếng
Bạn hãy nhấn mạnh những con số bằng cách chọn cho chúng size lớn hơn và có màu sắc khác, đặc biệt là ở những phần như Mục tiêu, kết quả. Để “ép phê” hơn, bạn hãy thổi hồn vào con số đó một cách cụ thể, dễ đo lường bằng phương pháp so sánh. Chẳng hạn, thay vì chỉ nói: “Event sẽ đem đến số khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm là 10,000 người”, sẽ thuyết phục hơn nếu bạn nói thêm “con số này gấp đôi tổng doanh số năm 2010 vừa qua cộng lại”.
Tác giả làm cho con số “1 trong 6” cặp kết hôn thông qua social media dễ mường tượng hơn
bằng cách nói rằng tỷ lệ này gấp đôi số cặp gặp nhau ở quán bar, clubs hay các sự kiện xã hội.
Minh họa cho con số bằng hình ảnh sẽ làm nó dễ hiểu hơn
Những biểu đồ nhì nhằng cũng không giúp presentation của bạn thuyết phục hơn một vài dòng tóm tắt cụ thể. Ví dụ thay vì một đồ thị thể hiện số người đăng ký tham dự sự kiện qua từng năm trong vòng 5 năm, hãy rút ra một kết luận “Mức độ gia tăng người đăng ký tham dự qua từng năm trung bình là 20%”, hay “tỷ lệ người đăng ký tham gia tăng cao đột biến kể từ sau khi áp dụng đăng ký online”.
Hãy làm nổi bật những con số để tăng tính thuyết phục
4. Hình ảnh phải thật đắt
Có nhiều hình ảnh có thể giá trị hơn ngàn lời nói, nó giúp triển khai ý tưởng của bạn một cách dễ hiểu, dễ tiếp cận hơn, đồng thời cũng thu hút người đọc hơn những con chữ khô khan.
Hãy tập cho mình thói quen sưu tầm nhiều ảnh đẹp trên các trang chia sẻ ảnh, thông qua bạn bè, hay thậm chí tự mình sáng tác ảnh, sẽ có rất nhiều khi bạn cần dùng đến nó. Bạn nên chọn hình có độ phân giải cao, tránh những hình ảnh nhòe nhoẹt, mất nét hay bể hạt làm cho bản Presentation của bạn kém phần chuyên nghiệp. Bạn cũng không nên tùy tiện co kéo hình ảnh không theo tỷ lệ nào vì hình ảnh bẹt ra hay ốm lại làm cho người xem cảm thấy cực kỳ khó chịu.
5. Logic trong trình bày vấn đề
Như đã nói ở trên, xu hướng trình bày Presentation trong những năm gần đây là tạo những slide khác biệt nhau thay vì rập khuôn cùng một kiểu từ đầu đến cuối. Tuy nhiên giữa các slide trong một Presentation vẫn có sự liên kết nhất định bằng phong cách trình bày, font chữ, hình ảnh…Nhất là những Slide mang tính đầu mục lớn (tương tự như các đầu mục I, II… ở tài liệu Words) thì phải có chung một style để người đọc nhìn vào hiểu rằng họ đang đi theo một dòng chảy nhất định, không cảm thấy bị rối.
Tại slide đầu tiên hay cuối cùng, bạn nên chèn một slide Mục lục để định hướng theo dõi nội dung cho người đọc.
6. Tuân thủ các tiêu chuẩn về thẩm mỹ và thiết kế
Bạn có thể trình bày font chữ to nhỏ và màu sắc khác nhau để tạo những điểm nhấn cho slide nhưng không nên dùng nhiều font chữ hay lạm dụng những quy tắc bất đối xứng quá nhiều gây khó chịu về mặt thẩm mỹ.
Đối với những slide có background là hình ảnh rườm rà, nên khéo léo xử lý background để tránh việc đặt chữ lên đó làm cho chữ bị khó nhìn, hãy nâng cao tính tương phản cho người đọc dễ theo dõi nội dung của bạn.
ANH THẢO
Lưu ý khi mời người nổi tiếng tham gia vào sự kiện
Event Channel – Những người làm quảng cáo và sự kiện thường lợi dụng đưa những người người nổi tiếng vào chương trình để thu hút sự chú ý của mọi người về phía mình. Tuy nhiên không phải lúc nào chiến thuật này cũng cho kết quả tốt, bởi đôi khi hànhvi của người nổi tiếng sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện và sản phẩm.
Yếu tố tích cực và tiêu cực
Có những sự kiện, việc xuất hiện của các nhân vật nổi tiếng là thước đo giá trị và tầm cỡ của sự kiện đó. Càng nhiều “sao bự” quy tụ thì sự kiện càng được đánh giá là thành công.
Những người làm quảng cáo nói chung và sự kiện nói riêng thường lợi dụng đưa những người người nổi tiếng vào chương trình để thu hút sự chú ý của mọi người về phía mình. Tuy nhiên không phải lúc nào chiến thuật này cũng cho kết quả tốt, bởi đôi khi công chúng thấy người những người nổi tiếng ấy chẳng liên quan gì đến sản phẩm.
Ngoài ra, cuộc sống riêng tư của các nhân vật nổi tiếng còn có thể là gây phản tác dụng cho chương trình. Ví dụ như khi một người nổi tiếng hôm trước mới xuất hiện trên một chương trình quảng cáo thì hôm nay lại bị phát hiện ra là người nghiện ma túy thì ảnh hưởng mà người ấy mang lại là tiêu cực chứ không phải là tích cực nữa.
Bên quảng cáo cũng thường sử dụng những người nổi tiếng và cũng đã gặp phải những rắc rối như trên. Khi trường hợp xấu xảy ra mặc dù có nổi tiếng hơn đi nữa, họ cũng không thể cứu vãn được số phận của một sản phẩm, và những người nổi tiếng như trong các trường hợp không đẹp mắt kể trên rất có thể lại trở thành nhân tố làm hại đến công ty.
Mời người nổi tiếng tham dự sẽ giúp cho event của bạn được chú ý nhiều hơn
nhưng cũng có rất nhiều rủi ro….
Sự rủi ro ấy nhắc các công ty cần phải hết sức cẩn thận khi lựa chọn những người nổi tiếng. Nếu bạn không biết nhiều về đời sống của họ, bạn nên nhờ một cơ quan có uy tín hoặc nhờ cơ quan có liên quan tìm hiểu kỹ hơn về người nổi tiếng trước khi mời họ cộng tác, ví dụ như họ đã có mặt ở những đâu, họ đã được tiếp đón như, và hành vi của họ ra sao. Chắc chắn là bạn chỉ muốn tìm một nhân vật có phẩm chất tốt phù hợp với chương trình của mình, và muốn nhân vật ấy đồng ý ký hợp đồng về tất cả các công việc mà bạn muốn có nhân vật đó tham gia.
Tìm hiểu kĩ trước khi quyết định hợp tác
Tên tuổi và hình ảnh của các nhân vật nổi tiếng thường được truyền thông trước khi diễn ra sự kiện. Để làm được việc này, bạn cần phải xin được giấy phép của các nhân vật quan trọng đồng ý cho bạn sử dụng tên tuổi hình ảnh của họ trên các chương trình quảng cáo. Có một số nhân vật tuy nhận lời đến tham dự sự kiện nhưng không cho phép bạn sử dụng hình ảnh và tên tuổi của họ để quảng bá cho sản phẩm bởi trước đó họ đã kí hợp đồng quảng cáo sản phẩm cho hãng khác rồi.
Người nổi tiếng – họ có thể đến tham dự sự kiện của bạn nhưng không cho phép
bạn sử dụng hình ảnh của họ cho sản phẩm (ảnh minh họa)
Trước khi quyết định mời họ cộng tác, bạn cũng tìm hiểu xem hình ảnh cá nhân của nhân vật này trong những hợp đồng quảng cáo trước đó có điều gì không hay không phù hợp, có thể làm ảnh hưởng tới uy tín của công ty của bạn hay không.
Khi dùng những người nổi tiếng trong các chương trình sự kiện, bạn có thề gặp những rắc rối giống như các nhà làm quảng cáo thường gặp, đó là công chúng chỉ nhớ các nhân vật nổi tiếng thôi còn các thông điệp chính trong mẫu quảng cáo thì họ hầu như không nhớ gì. Bạn cũng cần phải biết thêm một điều rằng hiệu quả của chương trình ra sao các nhân vật đó không quan tâm, họ cũng không chịu một sự giám sát chặt chẽ như khi họ đi làm cho các chương trình thương mại, nên việc họ đổi ý trước khi sự kiện diễn ra hoặc đến trễ, về sớm hay không thực hiện đúng cam kết là điều hoàn toàn có thể xảy ra, vì vậy bạn có thể mời họ đến và có những ràng buộc nhất định nhưng đừng quá hy vọng vào họ.
MINH THƯ (Dịch và biên tập)
Kỹ năng giải quyết xung đột ở người lập kế hoạch sự kiện
Event Channel – Là một người lên kế hoạch cho sự kiện, giải quyết xung đột là một kỹ năng bạn phải cần có và phát triển. Bạn sẽ cần phải xoa dịu các xung đột hoặc các tình huống khó khăn có thể phát sinh giữa khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ hoặc khách tham dự. Làm thế nào để quản lý tốt những xung đột này?
Trong quá trình làm sự kiện có nhiều rắc rối phát sinh và xung đột là không thể tránh khỏi. Việc giải quyết các mâu thuẫn với thái độ bình tĩnh và cảm thông sẽ giúp các bên cảm thấy nhẹ nhàng hơn và dễ dàng hòa giải được. Mục tiêu của giải quyết xung đột là để lại tất cả các bên hài lòng với một giải pháp phù hợp.
Xung đột với khách hàng
Khi một tình huống tiêu cực xảy ra từ một khách hàng có vị trí quan trọng với công ty bạn. Hãy tìm một giải pháp giữa hai bên là giải quyết mâu thuẫn đó, nhưng khi bạn là một trong hai bên của một dự án, nó trở nên khó khăn hơn. Đầu tiên, lắng nghe khiếu nại của khách hàng và bày tỏ sự đồng cảm. Tiếp theo, yêu cầu khách hàng đưa ra một giải pháp cho việc khiếu nại của họ. Bạn nên cố gắng xem xét một yêu cầu hợp lý của họ và cố gắng để đáp ứng. Với những yêu cầu không hợp lý, bạn có thể thỏa thuận để đáp ứng một nửa yêu cầu trong số đó.
Những tình huống xung đột với khách hàng vượt ra khỏi tầm kiểm soát của bạn, hoặc phía bạn thực sự gây ra lỗi, trong trường hợp này bạn nên thừa nhận khiếu nại của mình và đưa ra giải pháp. Nên gửi lời xin lỗi đến với khách hàng và giải quyết nhanh chóng các rắc rối, sau đó đừng nên quên kèm theo những món quà và lời xin lỗi đại loại như: “Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự cố vừa rồi, chúng tôi đã thấy được rắc rối và có phương án giải quyết triệt để. Rất mong anh/chị nhân món quà này (thẻ quà tặng, thẻ dịch vụ,..) như một lời xin lỗi, hi vọng chúng tôi sẽ có cơ hội phục vụ anh/chị tốt hơn”
Bất cứ giải pháp nào bạn chọn, cũng nên hành độngnhanh chóng, giải quyết vấn đề một cách kịp thời tránh để sai sót kéo dài, hậu quả mà bạn phải giải quyết sẽ càng lớn.
Xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp
Khiếu nại về các trách nhiệm phát sinh giữa khách hàng và nhà cung cấp là một xung đột thường gặp. Nếu khiếu nại trước khi sự kiện xảy ra, hãy cố gắng để khắc phục tình hình trước khi sự kiện bắt đầu. Ví dụ, một nhà thiết kế hoa của đơn vị cung cấp hoa tươi có thể đã sử dụng những bông hoa sai trong khi sắp xếp cho một sự kiện. Trước sự kiện, hãy gọi thiết kế hoa để sửa chữa những chỗ làm sai theo ý của khách hàng.
Khiếu nại khác có thể không dễ dàng để giải quyết. Nếu một nhà cung cấp làm hư hỏng tài sản cá nhân của khách hàng trong việc thi công, set up một sự kiện, giải pháp có thể không thể đưa ra một cách rõ ràng. Trong trường hợp này, án binh bất động cho đến khi bạn có thể đánh giá tình hình và nói chuyện với cả hai bên. Một nhà cung cấp có uy tín có thể sẽ có phương án giải quyết sự cố để bảo đảm trong những trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, bày tỏ sự thông cảm với khách hàng và nhắc nhở các nhà cung cấp là một việc nên làm, ít nhất là viết một lá thư xin lỗi gửi cho họ.
Nếu sự việc đi quá xa so với tầm kiểm soát của bạn, hãy yêu cầu sự hỗ trợ từ phía công ty với những người có quyền quyết định cao hơn, với kinh nghiệm và các mối quan hệ, họ sẽ biết cách kiểm soát tình hình.
Xung đột giữa các thành viên trong nội bộ
Xung đột giữa các nhân viên nếu không giải quyết kịp thời dễ dẫn từ đơn giản đến nghiêm trọng. Luôn có một chính sách mở cửa để hòa giải giữa hai nhân viên luôn luôn là một ý tưởng tốt. Giải quyết các vấn đề xung đột của nhân viên một cách công bằng mà không đứng về phe nào và tránh để tình hình xấu đi ngoài tầm kiểm soát. Không bao giờ để xảy ra những cãi vã ngoài vòng tranh luận hoặc bạo lực trong nhóm làm việc. Việc này khiến cho tinh thần của mọi người trong nhóm đi xuống, và một khi teamwork không tốt thì không thể làm gì thành công được.
Có một cách mà người viết đã từng gặp phải, trong quá trình sự kiện diễn ra (nhất là sự kiện lớn hoặc kéo dài nhiều ngày), mọi người thường bị tâm lý căng thẳng cộng với quá nhiều áp lực từ các phía nên dễ bị kích động, chỉ cần một rắc rối nhỏ cũng đủ gây cãi vã. Trong sự kiện, hãy yêu cầu họ bằng mọi giá hoàn thành công việc của mình (có thể có thêm sự hỗ trợ từ bạn hoăc một đồng nghiệp khác thay cho đồng nghiệp mà họ đang có rắc rối nếu được), sau đó họp lại và cho mọi người trình bày các ý kiến của mình, sau đó bạn hãy phân tích cho họ các yếu tố khiến họ căng thẳng và kinh nghiệm khống chế sự căng thẳng, đồng thời, giải thích với họ về việc đặt quyền lợi của khách hàng và công ty lên hàng đầu, đó mới là cách làm việc của những người chuyên nghiệp.
Xung đột giữa khách tham dự
Mâu thuẫn giữa các khách hàng sẽ xảy ra trong các sự kiện, nhất là những sự kiện cộng đồng có đông người tham gia. Những địa điểm tổ chức sự kiện nhạy cảm (như quán Bar) hoặc những event có chất cồn (bia, rượu) dễ xảy ra các sự cố này.
Những sự kiện sử dụng thức uống có cồn dễ có nguy cơ
phát sinh xung đột
Với các cuộc xung đột nhỏ giữa 1 vài khách, chỉ cần tách cả hai ra thì có thể giải quyết bất đồng. Nếu cuộc xung đột giữa khách trở nên bạo lực với số lượng đông người tham gia, đừng cố gắng giải quyết lúc này mà nên gọi cho lực lượng bảo vệ hoặc an ninh, cảnh sát. Nhưng tốt nhất là nên có các phương án dự phòng về an ninh (như không dùng chai, ly thủy tinh hay các vật cứng nhọn dễ cầm), sắp xếp chỗ ngồi hợp lý giữa các nhóm khách, bố trí lực lượng an ninh phù hợp để kiểm soát ngay từ đầu để tránh rắc rối xảy ra.
THANH NGUYÊN
Danh sách các hạng mục cần kiểm tra tại địa điểm cho tổ chức sự kiện
Event Channel – Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất trong một sự kiện, thậm chí có ý kiến cho rằng quyết định được địa điểm là đã chuẩn bị được 50% các hạng mục công việc của sự kiện đó. Nhưng lựa chọn địa điểm và xem xét địa điểm có phù hợp hay không bạn cũng cần những tiêu chí nhất định để có quyết định đúng đắn.
Trừ khi bạn hoàn toàn quen thuộc với một địa điểm những nhân viên kinh doanh và đội ngũ quản lý tại địa điểm đó, thì bạn cần phải tìm hiểu về địa điểm đó thật kĩ trước khi quyết định hợp tác. Những người làm sự kiện thường có một danh sách kiểm tra tại địa điểm để đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào và chọn được một địa điểm lý tưởng.
Và để hỗ trợ cho việc tổ chức của mình, bạn nên lấy một vài số liên lạc của những người chịu trách nhiệm chính tại địa điểm để gọi cho họ khi có yêu cầu hỗ trợ và lấy một vài tài liệu cơ bản về địa điểm để nắm rõ các thông tin về địa điểm. Tuy nhiên, người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ có danh sách kiểm tra địa điểm theo những tiêu chí riêng đối với các sự kiện của mình. Cùng tham khảo xem với địa điểm để tổ chức một event thì cần kiểm tra những gì nhé.
Danh sách kiểm tra của bạn nên bao gồm các mục về các tiện nghi khách sạn, cơ sở vật chất, âm thanh ánh sáng, thức ăn và đồ uống, và ngân sách. Cụ thể:
1. Yêu cầu về tiện nghi
Khi làm việc với Sales manager hoặc người quản lý, điều quan trọng nhất là bạn đảm bảo được các hạng mục của bạn có được sử dụng, treo gắn tại địa điểm hay không, ví dụ như:
- Được treo gắn các banner, đặt standee, bảng hướng dẫn
- Biết được các hạn chế trong việc đặt những thông tin sự kiện.
- Có bàn hỗ trợ cho công tác tiếp tân, thu thập thông tin
- Trên trang web kinh doanh trung tâm và dịch vụ văn phòng (danh sách yêu cầu và giá cả).
- Vận chuyển và nhận các yêu cầu về dịch vụ.
- Box điện thoại trong phòng họp.
2. Xem xét cơ sở vật chất
- Tình trang của phòng họp và bãi đậu xe (khách mời đi nhiều xe hơi thì bãi đậu xe có gần hay không, từ bãi đậu xe lên phòng họp có khó tìm hay không,…)
- Tình trạng của thảm, sơn và các hạng mục trang trí (có phù hợp với trang trí chung của event hay không? cần thêm hay tháo dỡ bớt?,…).
- Các thông tin về kích thước rèm / ốp chân tường.
- Phòng có đầy đủ kích thước và khả năng tổ chức sự kiện.
- Tính linh hoạt để điều chỉnh bố trí phòng, bàn ghế.
- Không có hình ảnh, chướng ngại vật trong phòng.
- Ánh sáng trong nhà (linh hoạt để điều chỉnh).
- Khả năng kiểm soát ánh sáng tự nhiên.
- Hạn chế tiếng ồn phiền nhiễu ở các hành lang / sau những bức tường.
- Khoảng cách với nhà bếp
- Có nhà vệ sinh gần đó (với một số địa điểm đặc thù)
- Có các trung tâm y tế gần đó. (hoặc xe cấp cứu trong sự kiện lớn)
3. Khảo sát về âm thanh/hình ảnh và thiết bị.
Gần như tất cả các sự kiện kết hợp một hoặc nhiều yếu tố của âm thanh ánh sáng. Cần kiểm tra một số điều dưới đây
- Truy cập Internet tốc độ cao (có dây/không dây).
- Micro: hệ thống và đứng lavaliere (#).
- LCD chiếu và điều khiển từ xa cầm tay.
- Kích cỡ màn hình phù hợp và các tùy chọn.
- Màn hình màn hình phẳng, màn hình truyền hình cho các nhu cầu video.
- Giá vẽ, bảng trắng và các phụ kiện.
4. Kiểm tra những phương án F&B
Không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc lựa chọn thực phẩm và nước uống cho một sự kiện. Người Sales manager ở địa điểm của bạn sẽ có gợi ý tuyệt vời, nhưng bạn nên chắc chắn bạn biết đầy đủ các lựa chọn. Đề xuất cho bạn một vài điều cần khảo sát như sau:
- Xem thông tin đầy đủ về dịch vụ F&B và hoạt động của nhà bếp trên website của địa điểm.
- Chi tiết thực đơn và lựa chọn phục vụ.
- Gặp gỡ các đầu bếp trưởng nếu có thể để bàn kĩ hơn về thực đơn và nghe những tư vấn của họ.
- Bạn có thể đề nghị có một buổi dùng thử thức ăn, thông thường các nhà hàng rất sẵn lòng phục vụ điều này.
5. Khảo sát ngân sách:
- Chi phí thuê mướn mặt bằng.
- Dịch vụ ăn uống
- Âm thanh ánh sáng và chi phí cho thuê thiết bị.
- Chi phí dịch vụ văn phòng (in ấn, thẻ đeo, các phát sinh linh tinh khác).
- Các dịch vụ miễn phí (tham khảo từ nhân viên sales làm việc với bạn hoặc sales manager)
- Chi phí nhân sự
- Và cuối cùng là có một vài lựa chọn khác nhau và chi phí cho những lựa chọn đó.
MINH TRANG
Tin liên quan:
Serie tìm hiểu event thực tế: hình ảnh set up cho sự kiện ngoài trời
Event Channel – Trong chuỗi serie tìm hiểu event thực tế, Event Channel sẽ giới thiệu đến các bạn những kiến thức, kinh nghiệm từ khâu chuẩn bị qua các bài viết chia sẻ từ những người có kinh nghiệm, cho đến những hình ảnh, video trong giai đoạn thi công set up và quá trình chạy một event.
Lần này, sau bài viết về Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời , Event Channel gửi đến các bạn chuỗi hình ảnh set up cho một chương trình sự kiện ngoài trời.
Ngày 23/6/2011, Event Channel đã có mặt tại một sự kiện của nhãn hàng BrigdeStone. Đây là một event Gala dinner mà đối tượng là khách hàng trực tiếp, sự kiện được diễn ra tại bến xe Tây Nam, Q12, TPHCM sau một chuỗi sự kiện từ Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang và tiếp sau đó là ở Cần Thơ.
Vì sản phẩm là vỏ, ruột xe ô tô nên Brigde Stone chọn phương án set up event ở ngoài trời để có thể tận dụng không gian trưng bày các sản phẩm của mình. Khách hàng là người Đức nên cực kỳ khó tính trong mọi chi tiết. Hãy cùng dạo quanh khu vực tổ chức để xem người ta set up những gì nhé.
Từ sáng: Xung quanh sân khấu được trang trí toàn bằng bánh xe thật, rất nhiều bánh xe đã được vận chuyển đến và được “làm đẹp” trước khi lên sân khấu.
14h00: Sân khấu được trải thảm đỏ rất trang trọng, nên dù tổ chức ngoài trời và tại khu vực bến xe nhưng ta có thể thấy event không mất đi giá trị của buổi gala dinner.
16h00: Lúc đang set up, trời bỗng nổi gió kéo theo mưa, hệ thống âm thanh đã hoàn chỉnh bỗng nhiên bị mưa tạt, phải kéo lại dây từ đầu.
Nhà bạt đã dựng xong nhưng mưa gió mạnh làm lật 1 phần mối nối và mưa tạt làm ướt dàn thiết bị vòng ngoài, nên mọi người phải thực hiện phương án dự phòng, kéo thêm bạt và dù để che chắn.
Hình ảnh bánh xe khổng lồ ở 1 cánh sân khấu
17h00: Rồi dường như là ông trời thử thách lòng người, cổng hơi được dựng lên, bỗng nhiên mất điện trong vòng nửa tiếng, chiếc cổng này bị xẹp xuống, mà theo lời những người set up thì “như con mèo bệnh”. Nhưng rất may khi điện có lại thì cổng hơi đã được dựng lên hoành tráng như cũ.
18h00: Toàn cảnh set up sân khấu và bàn tiệc ở ngoài trời. Nhưng nếu biết rằng để set up một không gian hoàn chỉnh thế này, đội ngũ thi công đã vật lộn cực kì vất vả với cơn mưa lúc trước đó thì bạn sẽ phải ngạc nhiên về sự chuyên nghiệp của những người làm công tác thi công.
Màn chiếu được làm khít vào backdrop tạo cảm giác chiếu phim trên backdrop
Ngoài ra, vì có dự trù sẵn bạt, dù và máy chiếu chống thấm nước và cả máy phát điện dự phòng nên sau khi mưa, mọi thứ được sắp xếp lại đâu vào đó.
Có một vấn đề những người làm sự kiện nên lưu ý là dựng sân khấu ngoài trời sẽ không có chỗ cho các nghệ sĩ, nhân sự thay đồ. Trong trường hợp này, BTC đã thuê một phòng gần đó để mọi người sử dụng.
18h30: “Sau cơn mưa trời lại sáng”, mọi người lại tiếp tục sắp xếp và khắc phục những sự cố do mưa gây ra. Và đến giờ khách đến thì mọi thứ lại vẫn chỉn chu như chưa có chuyện gì xảy ra. Những vất vả, thiệt hại thì chỉ có đôi ngũ thi công mới hiểu hết được.
Với những event như thế này, sẽ hơi vất vả trong việc set up, nhất là trong thời tiết xấu nhưng đổi lại, không gian ngoài trời, đặc biệt là tổ chức vào buổi tối thì có ưu điểm là sẽ rất thoáng đãng và rộng rãi.
Xem thêm: Tổ chức sự kiện ngoài trời trong điều kiện thời tiết không thuận lợi
Quá trình set up đã gặp nhiều khó khăn vậy, chương trình sẽ diễn ra thế nào?
Đón xem phần: Thực hiện một sự kiện ngoài trời nhé!
EVENT CHANNEL
Những hình thức event thường gặp tại Việt Nam (phần 2)
Event Channel – Như phần 1 đã giới thiệu đến các bạn những hình thức event thường gặp tại Việt Nam, trong phần 2, Event Channel tiếp tục mang đến với bạn đọc nhưng đặc điểm của các dạng event, từ đó hiểu được tính chất của từng event và có những phương án tổ chức phù hợp.
Event tương tác
Một trong những hoạt động xúc tiến thương mại, chiêu thị và nằm trong công tác tiếp thị tổng hợp, hội chợ – triển lãm là công cụ ưa thích của các nhà sản xuất, phân phối và hầu như không thể thay thế trong quá trình người bán tìm đến người mua. Tại nơi đây, các hoạt động diễn ra với tính chất tương tác rất cao như trình diễn tính năng sản phẩm, cho dùng thử xin ý kiến, mua bán ký kết hợp đồng, hội thảo về sản phẩm mới, các hoạt động văn hoá giải trí …
Hoạt động xúc tiến thương mại luôn được quan tâm.(Ảnh: CAT event)
Hội chợ – triển lãm tự thân nó có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong thương mại và luôn là chọn lựa đầu tiên của những nhà sản xuất, phân phối. Vì thế, tổ chức hội chợ – triển lãm luôn là lĩnh vực bị cạnh tranh quyết liệt. Giữa hỗn mang cả trăm doanh nghiệp dịch vụ đó, có những thương hiệu đã ra đời, phát triển và giữ được bản sắc như Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao, Hội chợ Vietbuild, Motor show, Saigon Expo. Để làm được điều đó, các đơn vị tổ chức phải hội tụ được nhiều tố như chiến lược thương hiệu đúng đắn, sự ra đời đúng thời điểm, cách tiếp cận nghiêm túc và bài bản.
Trong các sự kiện này, tính tương tác là vô cùng quan trọng. (Ảnh: CAT event)
Thành công của một sự kiện dựa trên hai yếu tố: sáng tạo và chuyên nghiệp. Trong đó, tính chuyên nghiệp là phương tiện mạnh nhất giúp xây dựng đẳng cấp thương hiệu bởi vì sự sáng tạo là quan trọng để tạo ra sự khác biệt nhưng chính sự chuyên nghiệp mới là thứ giúp cho hàng ngàn chi tiết trong một sự kiện vận hành đúng ý đồ tổ chức.
Event khánh tiết
Đối với sự kiện này, khả năng tổ chức bao gồm các kỹ năng thu thập,tổng hợp thông tin, phân tách và chi tiết hoá đến tận cùng, cộng với cái tâm thế của người làm dịch vụ sẽ được quan tâm nhất
Đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như chúng tôi, chìa khóa thành công nằm ở khả năng phối hợp các thế mạnh mang tính thời đại như công nghệ thông tin, vật liệu mới, truyền thông đa phương tiện, kỹ năng của bộ máy nhân sự và bản sắc văn hoá doanh nghiệp nói riêng và cộng đồng nói chung. Tuy nhiên, một nhà tổ chức cao cấp, sâu sắc và tinh tế, ắt phải tránh được sự nhầm lẫn giữa việc cố gắng kế thừa các kỹ năng, phương tiện thực hiện mang yếu tố nước ngoài với việc xem đó là mục đích. Hẳn nhiên, với CAT Event, một sự kiện diễn ra trên đất nước Việt Nam chỉ thành công mỹ mãn khi và chỉ khi nó đạt đến sự hòa hợp tuyệt đối với không gian văn hóa và tâm sinh lý con người Việt Nam.
(Ảnh: CAT event)
Loại sự kiện này có thể xem phần nghi thức là quan trọng nhất, nó mang yếu tố tâm linh rất lớn lao, vì thế sự sai sót đồng nghĩa với thất bại hoàn toàn
Các sự kiện vốn dĩ luôn mới mẻ và cực kỳ sống động. “Thấu đạt hoàn hảo ngay trong tiềm thức”, cao hơn hẳn mọi quy định mang tính xơ cứng, triết lý về nghề nghiệp chính là sự ám thị, là ý thức về tính chân thiện mỹ của công việc.
Xem thêm: Những hình thức event thường gặp tại Việt Nam (phần 1)
HOÀNG HOA (Theo tư liệu từ CAT event)
Một số rắc rối thường gặp với khách hàng trong quá trình làm event
Event Channel – Không có một event nào từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mà thuận buồm xuôi gió, không gặp bất cứ rắc rối. Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh, nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra event. Những rắc rối nào thường gặp và phương án giải quyết ra sao? Cùng Event Channel tham khảo một vài cách giải quyết rắc rối với khách hàng.
1. Thay đổi địa điểm
Đây là rắc rối thường gặp nhất trong các event, có nhiều event thay đổi địa đến sát ngày tổ chức. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.
Có một lần, sau khi khách hàng đã chắc chắn về thời gian và địa điểm, người viết đi khảo sát địa điểm và confirm về thời gian và mọi công tác tổ chức với phía khách sạn tại một tỉnh miến Trung, được khách sạn ưu đãi mời ở lại và đón tiếp rất chu đáo trong suốt thời gian khảo sát. Đến lúc về, khách hàng bỗng thay đổi ý kiến, chọn 1 khách sạn khác để tổ chức, thuyết phục bằng mọi giá cũng không được, người viết đành phải làm việc với bên khách sạn mình đã khảo sát và nhờ họ bán 150 phòng đã block (giữ phòng) cho mình. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và mất rất nhiều thời gian, công sức của những người thực hiện. Vì vậy, làm việc với khách hàng nên rõ ràng và kĩ trong vấn đề địa điểm.
Thay đổi thời gian cũng là một trong các rắc rối thường gặp nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.
3. Làm việc với nhiều đầu mối
Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 10001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5,6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai bên bạn và người nào phía khách hàng, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu “chín người mười ý” là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.
4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc
Sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn chậm trễ các tiến độ với suppliers dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc – người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.
5. Chậm trễ trong thanh toán
Thanh toán sau chương trình cũng là một vấn đề khiến nhiều người làm event đau đầu. Khi event đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn hối thức khách hàng thanh toán và các suppliers đòi nợ các khoản khiến bạn không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ hơn.
6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Thông thường, những event đã được giao cho agency thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng ý điều này.
NGUYÊN PHẠM
Chuẩn bị sân khấu cho tổ chức sự kiện
Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó. Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu, các nhạc công được bố trí như thế nào? Trên sân khấu chính hay được xếp cố định tại 1 phía của sân khấu? Cách bố trí bàn ghế trên sân khấu như thế nào?
Tầm nhìn cũng là một vấn đề cần tính đến. Mọi tầm nhìn đều hướng về sân khấu, do đó khi quyết định vị trí sân khấu phải tính đến yếu tố này. Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, liệu có trở ngại gì cho việc treo đèn, treo rèm không? Mọi khán giả đều có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? Trong mọi trường hợp đều có thể giải quyết được song phải có đủ nguồn lực (thời gian, con người, tài chính, v.v…)
Ngoài ra Nhà tổ chức cần cân nhắc liệu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện? Việc này còn phụ thuộc vào ngân sách. Nếu cho phép, cần trang trí sân khấu phù hợp với các hoạt động sự kiện. Cần làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầu của một sân khấu.
1. Sân khấu thường cao bao nhiêu?
Tùy theo loại hình sự kiện, theo không gian sự kiện mà Event manager quyết định sân khấu cao bao nhiêu. Với những event trong nhà, chiều cao trần là 3m thì sân khấu nên để 30 – 40cm là vừa đẹp. Còn với những event ngoài trời như festival, ca nhạc cần một tầm nhìn rộng thì thường sẽ cao từ 1m2 – 2m.
Với những sân khấu mới hiện nay, đội thi công thường để sân khấu cao từ 30cm – 60cm để dễ dàng tăng giảm chiều cao khi cần thiết.
2. Sân khấu có những hình như thế nào?
Trong sự kiện không phải lúc nào sân khấu cũng là hình vuông. Có thể là hình tròn, hình bán nguyệt hay một hình sáng tạo nào đó mà nhân viên thiết kế sáng tạo để phù hợp với tính chất sự kiện.
3. Có phải sân khấu nào cũng an toàn?
Thông thường khi thi công sân khấu, độ an toàn luôn phải tính đến đầu tiên trước khi thi công làm sao cho đẹp. Sân khấu càng cao càng thì càng phải chú trọng nhiều hơn, đã từng có một sự việc đáng tiếc xảy ra khi đội setup sân khấu chưa kỹ càng tại Festival trái cây Tiền Giang. Đây là một bài học lớn với những event manager và đội setup sự kiện.
NGUYÊN TRẦN (VICTRI Media)
Series Tìm hiểu event thực tế: Những công việc cần chuẩn bị cho một buổi họp báo
Event Channel – Sự kiện họp báo có thể xem là một sự kiện khá đơn giản trong khâu tổ chức, nhưng về phần giấy tờ, pháp lý và truyền thông là cả một vấn đề với những người mới làm event. Trong serie tìm hiểu về cách thực hiện một sự kiện họp báo từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc lần này, chúng ta sẽ cùng được theo dõi từ đầu đến cuối một event họp báo qua 3 phần.
Series Tìm hiểu event thực tế của Event Channel sẽ giúp các bạn đi theo một sự kiện từ đầu cho đến cuối cùng những bài viết, hình ảnh và video clip thực tế. Qua đó, bạn sẽ hình dung rõ hơn về quy trình thực hiện các sự kiện và những khác biệt cơ bản giữa các loại hình sự kiện.
Phần 1 của series Thực hiện một event họp báo sẽ gửi đến các bạn những điều cần thiết để chuẩn bị cho một buổi họp báo.
Sau khi nhận brief từ khách hàng, chúng ta cần triển khai những công việc gì giữa một mớ bòng bong công việc chưa định hình được?
Địa điểm – yếu tố quyết định
Đầu tiên và quan trọng nhất là phải nắm thời gian và yêu cầu về địa điểm, sau đó bạn sẽ phải khảo sát những địa điểm tương ứng để tìm được một nơi phù hợp nhất đáp ứng được các yêu cầu như tiêu chuẩn (5 sao hay 4 sao), không gian, số lượng khách, quy mô chương trình, kinh phí đưa ra,…Tùy cách làm việc của bạn và bên cung cấp địa điểm, việc này mất từ 1 buổi nếu thuận lợi và đến 2 ngày nếu thời điểm bạn chọn trùng với nhiều sự kiện khác.
Thực hiện báo giá, kịch bản sơ bộ
Sau khi kiểm tra địa điểm vẫn available (còn trống) thì bạn sẽ yêu cầu báo giá từ bên cho thuê địa điểm sau khi đưa ra những yêu cầu liên quan như số lượng khách, loại tiệc (thông thường là teabreak) và một vài thông tin khác như thời gian set up, trang trí. Có được báo giá này, bạn tiếp tục kiểm tra giá cho các hạng mục khác liên quan đến chương trình tương tự như với giá địa điểm. Nếu bạn đã có supplier quen thuộc thì chỉ cần gửi thông tin qua và có hồi đáp nhanh chóng, sau đó chỉ việc ráp giá này vào báo giá chung, trong trường hợp bạn kĩ tính hơn thì nên thăm dò từ 2 – 3 supplier để có giá tốt nhất. Giai đoạn này thông thường mất từ 1 – 2 ngày với những người có kinh nghiệm và lâu hơn 1 chút với những người mới vào nghề.
Sau công đoạn khảo sát giá thì ta sẽ xây dựng báo giá hoàn chỉnh để gửi qua cho khách hàng. Công việc này cũng tương đối nhanh với những người đã làm lâu năm, họ lấy giá và cân đối khá nhanh giữa dự toán nội bộ và giá báo cho khách hàng. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn cần kiểm tra đi kiểm tra lại để tránh thiếu sót. Như những bài viết trước của Event Channel đã gửi đến các bạn, báo giá cần đi sát với kế hoạch chương trình để đảm bảo không bỏ lỡ chi tiết nào. Tốt nhất là sau khi làm, nên gửi cho cấp trên duyệt rồi mới chuyển qua cho khách hàng.
Báo giá nên được tiến hành song song với kịch bản sơ bộ, vì thông thường một buổi họp báo thì sẽ không có bản kế hoạch (trừ một số chương trình có lauching đặc sắc), nên việc xây dựng một kịch bản sơ bộ để rồi từ đó phát triển các chi tiết sẽ rất quan trọng. Nếu được, có thể gửi cả kịch bản sơ bộ này cho khách hàng để họ biết được bạn đang nắm chương trình tới đâu, sau đó họ sẽ bổ sung hay chỉnh sửa các chi tiết. Giai đoạn này lấy thêm quỹ thời gian của bạn từ 2 – 3 ngày nữa.
Hợp đồng, cam kết
Bước tiếp theo sau khi báo giá và nội dung chương trình được thông qua là phần soạn hợp đồng và các giấy tờ liên quan khác. Phần hợp đồng của event thông thường được bộ phận hành chính phụ trách, bạn chỉ cần gửi các thông tin cần thiết để họ soạn hợp đồng. Tuy nhiên, có một số công ty thì công việc này được giao cho ngườip hụ trách event làm, trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm làm hợp đồng, có thể tham khảo trong mục tài liệu tham khảo của Event Channel. Hợp đồng được soạn sẽ được hai bên ký duyệt và khách hàng sẽ chuyển khoảng 50% giá trị hợp đồng (tùy thỏa thuận). Đến giai đoạn này là chính thức xúc tiến mọi công việc.
Đầu tiên là các hạng mục thiết kế: thiệp mời, banner, backdrop, standee,… Những hạng mục này cần nhiều thời gian nhất vì phải đưa qua cho khách hàng duyệt rồi chỉnh sửa. Có khi việc chỉnh sửa này kéo dài cho đến phút chót lúc in ấn các hạng mục. Nhưng lưu ý ưu tiên thiệp mời phải được in trước.
Giấy tờ, thủ tục:
Về giấy tờ, cần các loại như sau: Kịch bản tổng thể, kịch bản chi tiết, kịch bản MC, danh sách khách mời họp báo, danh sách các báo đài cần mời, bản thông cáo báo chí, checklist chương trình, timeline và phần phân chia các đầu việc giữa agency và client, hợp đồng giữa agency và các suppliers.
Một mặt lo giấy tờ, một mặt bạn phải triển khai mời các bên báo đài để kịp cho chương trình, gửi thiệp mời hoặc thư mời cho các báo đài, sau đó phải gọi điện thoại để confirm với họ. Cân đối thời gian cho phép của bạn để sắp xếp việc này từ lúc gửi cho đến lúc confirm, nhưng thông thường vào khoảng trên dưới 10 ngày.
Từ kịch bản tổng thể, bạn phải phát triển thành kịch bản chi tiết và MC script (xem thêm Viết kịch bản cho chương trình tổ chức sự kiện). Ngoài ra, bạn còn phải viết thông cáo báo chí cho sản phẩm/dịch vụ của khách hàng, đa số thông tin khách hàng sẽ cung cấp nhưng bạn cũng cần triển khai ý sao cho khoa học và đầy đủ, nội dung trau chuốt, đặc biệt là không được sai sót vì sau buổi họp báo sẽ có vài chục đầu báo đăng tin, chỉ cần sai sót 1 chỗ thì bạn cứ vậy mà nhân lên.
Khách mời
Nếu như khách hàng của bạn phụ trách luôn khách mời thì sẽ rất đỡ, còn không, bạn phải lo in thiệp trước ít nhất 1 tuần + viết thiệp + bỏ phong bì + gửi thiệp + gọi điện thoại confirm. Công việc này chiếm rất nhiều thời gian và công sức của bạn, cho nên thống nhất với khách hàng ngay từ đầu, không nên để tới lúc triển khai rồi mới lập cập, dễ dẫn đến sai sót.
Các hạng mục khác
Tuyển nhân sự như lễ tân, MC, làm việc với ca sĩ, theo dõi các hạng mục in ấn, thông tin với nhà cung cấp địa điểm về các sự thay đổi, đặt hoa tươi, âm thanh ánh sáng, máy chiếu màn chiếu, in ấn các loại giấy tờ phục vụ cho buổi họp báo, in thẻ đeo ban tổ chức,… những công việc này nếu không có checklist và timeline dễ khiến bạn bị quay mòng và đuối sức. Nhưng bạn hãy yên tâm là khâu chuẩn bị càng kĩ thì đến lúc event chạy bạn lại càng nhẹ nhàng.
Trên đây là một số đầu công việc chính chuẩn bị cho sự kiện họp báo. Phần 2 sẽ gửi đến các bạn những hình ảnh thực tế cho Công việc set up một buổi họp báo tại hiện trường. Cùng đón xem trong phần tiếp theo.
PHƯƠNG THANH
Event Channel 